よろず相談所 税理士法人 L&Cアシスト
10月以降、マイナンバーが国民一人ひとりに通知されます。その前(9月中)に、社内に周知しておきたいことがあります。また、来年1月の制度の施行に備えて、準備しておきたい事項があります。
マイナンバーの通知が開始される10月までに、全従業員(パート、アルバイト等を含む)に次のことを伝えてください。
マイナンバーの通知が開始される10月までに、全従業員(パート、アルバイト等を含む)に次のことを伝えてください。
※同封されているもの
企業は、税や社会保険の事務手続きにおいてマイナンバーを取り扱うことになります。
マイナンバーへの対応について、情報漏えいや不正利用を防止するため、社内での取り扱いルールを決め、従業員に周知しましょう。
具体的には、次のような対応が必要になります。
以上のようなルールを、業務マニュアル、社内規定に盛り込み、従業員に周知してください。
最初から、いきなり高度な取り扱いルールを作ることは難しいので、実際に運用しながら、少しずつ内容を充実・強化させていくとよいでしょう。
書類名 | (法令で定める)保管期間 | |
---|---|---|
税関係 |
|
提出期限の属する年の 翌年1月10日の翌日から7年間 |
社会保険関係 | 雇用保険関係書類 | 退職した日から4年間 |
労災保険関係書類 | 退職した日から3年間 | |
健康保険・厚生年金保険に関する書類 | 退職した日から2年間 |
自社のマイナンバー制度対応のため、準備の状況を点検してみましょう。
(1) | マイナンバーの事務取扱担当者 ・責任者を決めましたか? | |
(2) | マイナンバーを取り扱う業務(源泉徴収票作成、健康保険・厚生年金保険届出等)を把握できていますか? | |
(3) | 業務ごとに、マイナンバーを取得する時期や方法、本人確認の方法を決めましたか? | |
(4) | マイナンバーが記載された書類の保管方法(施錠可能なキャビネット等)を決めましたか? | |
(5) | マイナンバーが記載された書類の廃棄方法を決めましたか? | |
(6) | マイナンバーの利用目的や禁止事項を全従業員(パート、アルバイト等を含む)に説明し、周知しましたか? | |
(7) | 利用している給与計算ソフトが、マイナンバーを暗号化して保存する機能があるなど、安全管理に対応しているか確認しましたか?(TKC給与計算システム(PXシリーズ〉の場合は、法令等に則った安全管理に完全に対応しています) |